KADRY I PŁACE
Zatrudniam pierwszego pracownika — co muszę zrobić?
Przed dopuszczeniem pierwszego pracownika do pracy trzeba przygotować nie tylko umowę. Pracodawca odpowiada również za badania, szkolenie BHP, dokumentację pracowniczą, zgłoszenie do ZUS i prawidłowe naliczenie wynagrodzenia.
Autorka: Anna Borowiecka
Aktualizacja: 24 lipca 2026
Stan prawny: 24 lipca 2026
Czas czytania: ok. 8 minut
W tym poradniku
Najważniejsze: o zatrudnieniu poinformuj księgowość lub kadry przed pierwszym dniem pracy. Część obowiązków — w tym badania, BHP i pisemne warunki umowy — musi być wykonana przed dopuszczeniem pracownika do pracy.
Checklista przed pierwszym dniem
- ustal stanowisko, miejsce pracy, wymiar czasu i wynagrodzenie,
- przygotuj skierowanie na badania i odbierz ważne orzeczenie,
- zorganizuj szkolenie wstępne BHP i ocenę ryzyka,
- zawrzyj umowę na piśmie i przygotuj informację o warunkach zatrudnienia,
- zbierz wymagane dane i oświadczenia pracownika,
- ustal osoby odpowiedzialne za akta, czas pracy i listę płac,
- przekaż dane do zgłoszenia w ZUS.
1
Ustal warunki zatrudnienia
Określ rodzaj umowy, stanowisko, zakres obowiązków, miejsce pracy, termin rozpoczęcia, wymiar czasu pracy i wynagrodzenie wraz ze składnikami. Sprawdź aktualne minimalne warunki zatrudnienia i dopasuj dokumenty do pracy stacjonarnej, hybrydowej albo zdalnej.
2
Skieruj pracownika na badania
Pracownik nie może zostać dopuszczony do pracy bez aktualnego orzeczenia stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Badanie wykonuje się na podstawie skierowania pracodawcy opisującego warunki pracy i czynniki występujące na stanowisku.
3
Przeprowadź szkolenie wstępne BHP
Szkolenie wstępne organizuje się przed dopuszczeniem do pracy. Obejmuje instruktaż ogólny i stanowiskowy. Pracownik powinien również poznać ocenę ryzyka zawodowego, zasady bezpiecznej pracy oraz procedury obowiązujące w firmie.
4
Podpisz umowę i przekaż informacje
Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli nie została wcześniej podpisana w tej formie, pracodawca przed dopuszczeniem do pracy musi pisemnie potwierdzić strony, rodzaj i warunki umowy. Pracownik otrzymuje także informacje wymagane przez prawo pracy i potwierdza zapoznanie się z właściwymi dokumentami.
5
Zgłoś pracownika do ZUS
Pracownika zgłasza się do ubezpieczeń co do zasady na formularzu ZUS ZUA w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń. Jeżeli zgłasza członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, potrzebne będą dodatkowe dane i formularz ZUS ZCNA.
Nie odkładaj zgłoszenia: przekazanie danych księgowości dopiero po rozpoczęciu pracy zwiększa ryzyko przekroczenia terminu i błędów w pierwszej liście płac.
6
Załóż dokumentację i ewidencję
Trzeba prowadzić akta osobowe, dokumentację związaną ze stosunkiem pracy, ewidencję czasu pracy, urlopów i nieobecności oraz dokumenty płacowe. Ustal, gdzie dokumentacja będzie przechowywana, kto ma do niej dostęp i w jakiej postaci będzie prowadzona.
7
Przygotuj wynagrodzenie i obowiązki cykliczne
Co miesiąc należy naliczyć wynagrodzenie, potrącenia, składki i zaliczkę na podatek, wypłacić pensję w terminie oraz wysłać rozliczenia. Sprawdź także obowiązki dotyczące PPK, szkoleń okresowych, badań okresowych, urlopów i zmian warunków zatrudnienia.
Oficjalne źródła
Materiał ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady podatkowej, prawnej ani kadrowej. Obowiązki zależą od sytuacji firmy i mogą się zmieniać.
PLANUJESZ PIERWSZE ZATRUDNIENIE?
Przygotuj kadry i płace przed pierwszym dniem
Ad Astra może przygotować dokumentację, zgłoszenia, obsługę płacową oraz organizację obowiązków BHP.
CZYTAJ DALEJ
Powiązane poradniki
Jak założyć JDG krok po kroku?
Przejdź przez najważniejsze decyzje przed rejestracją jednoosobowej działalności.
Kiedy przedsiębiorca potrzebuje doradcy podatkowego?
Sprawdź, kiedy bieżąca księgowość nie wystarcza i warto przeanalizować ryzyko.
AUTORKA PORADNIKA
Anna Borowiecka
Właścicielka Ad Astra, dyrektor finansowa i główna księgowa. Zdała państwowy egzamin na doradcę podatkowego.
W poradniku dzieli się praktyczną wiedzą, która pomaga przedsiębiorcom uporządkować obowiązki i podejmować świadome decyzje w sprawach księgowych, podatkowych oraz organizacyjnych.