KSEF I FAKTUROWANIE
KSeF w małej firmie w 2026 roku
KSeF jest już częścią codziennego obiegu faktur. Większość małych firm ma obowiązek wystawiania faktur w systemie od 1 kwietnia 2026 roku. Najmniejsi przedsiębiorcy mogą korzystać z przejściowego ułatwienia do końca 2026 roku, jeśli spełniają warunek miesięcznego limitu.
Autorka: Anna Borowiecka
Aktualizacja: 24 lipca 2026
Stan prawny: 24 lipca 2026
Czas czytania: ok. 9 minut
W tym poradniku
Najważniejsze: odroczenie dla najmniejszych firm dotyczy wystawiania, a nie odbierania faktur. Odbieranie faktur w KSeF jest obowiązkowe od 1 lutego 2026 roku, dlatego dostęp i obieg dokumentów trzeba przygotować niezależnie od wysokości sprzedaży.
1
Kogo obowiązuje KSeF w 2026 roku
Obowiązek wystawiania faktur został wprowadzony etapami. Od 1 lutego 2026 roku dotyczy największych podmiotów, których sprzedaż brutto przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 roku objął pozostałych przedsiębiorców, z uwzględnieniem przejściowego ułatwienia dla najmniejszych firm i ustawowych wyłączeń.
2
Jak działa limit 10 000 zł
Do końca 2026 roku przedsiębiorca może wystawiać objęte ułatwieniem faktury poza KSeF, jeśli łączna miesięczna sprzedaż brutto udokumentowana tymi fakturami nie przekracza 10 000 zł. Po przekroczeniu limitu obowiązek powstaje od faktury, która spowodowała przekroczenie, i obejmuje wszystkie kolejne faktury. Firma nie wraca do ułatwienia w następnym miesiącu.
Uwaga: do limitu wlicza się faktury, które co do zasady powinny być wystawiane w KSeF. Faktury konsumenckie i dokumenty objęte odrębnymi wyłączeniami ocenia się według szczegółowych zasad.
3
Odbieranie faktur od 1 lutego 2026 roku
Ułatwienie dla małych firm dotyczy tylko wystawiania. Krajowi nabywcy posiadający NIP odbierają faktury z KSeF od 1 lutego 2026 roku, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków. Firma powinna więc regularnie pobierać dokumenty albo zapewnić dostęp dla biura rachunkowego.
4
Dostęp, certyfikaty i uprawnienia
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz zarządzanie uprawnieniami i certyfikatami odbywa się za pośrednictwem oficjalnej Aplikacji Podatnika KSeF oraz Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Do uwierzytelnienia może służyć Profil Zaufany, aplikacja mObywatel, podpis kwalifikowany.
Uprawnienia można nadać logując się na swoje konto w systemie KSeF.
Wejdź w zakładkę „Uprawnienia”, wybierz „Nadaj uprawnienie”, wpisz dane biura lub pracownika i zatwierdź lub złóż zawiadomienie ZAW-FA do właściwego urzędu skarbowego (opcja dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi, które nie mają pieczęci kwalifikowanej)
5
Ustal program i obieg dokumentów
Wybierz program zintegrowany z KSeF albo bezpłatne narzędzie Ministerstwa Finansów. Ustal, kto wystawia faktury, kto pobiera faktury zakupu.
6
Przygotuj procedurę offline i na awarię
W trybie offline24 fakturę przesyła się do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu. Przy ogłoszonej niedostępności systemu KSeF termin jest powiązany z jej zakończeniem, a w trybie awaryjnym wynosi co do zasady 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Procedura firmy powinna wskazywać osobę odpowiedzialną, sposób oznaczenia dokumentu i kontrolę terminowego dosłania.
7
Kary i okres przejściowy
Za błędy związane ze stosowaniem KSeF w 2026 roku nie są nakładane sankcje pieniężne przewidziane dla tego systemu. Mają być stosowane od 1 stycznia 2027 roku, m.in. za niewystawienie obowiązkowej faktury w KSeF albo nieterminowe dosłanie dokumentu z trybu offline lub awaryjnego.
Najczęstszy błąd: założenie, że podpisanie umowy z biurem rachunkowym automatycznie rozwiązuje kwestię dostępu, uprawnień, wystawiania i kontroli faktur.
Oficjalne źródła
Materiał ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady podatkowej, prawnej ani kadrowej. Obowiązki zależą od sytuacji firmy i mogą się zmieniać.
PRZYGOTOWUJESZ FIRMĘ DO KSEF?
Ustal uprawnienia i bezpieczny obieg faktur
Ad Astra pomoże uporządkować dostęp, role, wystawianie, odbieranie i przekazywanie dokumentów do księgowości.
CZYTAJ DALEJ
Powiązane poradniki
Czy warto zarejestrować firmę do VAT?
Sprawdź obowiązek rejestracji i porównaj skutki VAT dla ceny, kosztów i klientów.
Jakie dokumenty odebrać od poprzedniego biura rachunkowego?
Kompletna lista ksiąg, deklaracji, ewidencji, danych i dokumentów do przekazania.
AUTORKA PORADNIKA
Anna Borowiecka
Właścicielka Ad Astra, dyrektor finansowa i główna księgowa. Zdała państwowy egzamin na doradcę podatkowego.
W poradniku dzieli się praktyczną wiedzą, która pomaga przedsiębiorcom uporządkować obowiązki i podejmować świadome decyzje w sprawach księgowych, podatkowych oraz organizacyjnych.